Ирина Уткина

В двух предыдущих номерах мы познакомились с «семью навыками высокоэффективных людей», изложенных Стивеном Кови в одноименной книге. Конечно, все затронутые в ней вопросы изложить в журнале нельзя, но о некоторых, представляющихся мне очень важными, напишу несколько слов.

Про необходимость контролировать свое время, распределяя его между самыми нужными и важными делами и отсекая ненужные, я уже писала не раз, например, рассказывая про Яну Франк, ее работу в сочетании с борьбой за собственное здоровье и даже жизнь («ФиС» № 6—7, 2010).

Стивен Кови придает этой проблеме очень большое значение, утверждая, что лучшая идея в сфере управления временем может быть передана одной фразой: «Организуйте свои действия на основе приоритетов». В главной своей книге, про семь навыков, он уделил этой теме немало места, а позже выпустил, уже в соавторстве, еще одну книгу: «Главное внимание — главным вещам», посвященную третьему навыку — «сначала делайте то, что нужно делать сначала». Впрочем, Кови считает, что третий навык невозможен без первого — «будьте проактивными» и второго — «начинайте, представляя конечную цель». Эти три навыка взаимосвязаны, проистекая друг из друга, и лежат в основе саморазвития личности.

Матрица управления временем. Пусть читатели не боятся слова «матрица» — математического термина, ставшего в последнее время модным словом и поэтому употребляющегося к месту и не к месту. В трактовке Кови это всего лишь таблица, состоящая из двух столбцов и двух строк, то есть из четырех квадратов. Столбцы — это срочность или несрочность наших дел, строки — их важность или неважность:

Как видим, внешне матрица совсем не сложная. Гораздо сложнее решить, что из своих дел и задач в какой квадрат определить — из того, что «надо» делать и что «хочется» делать. По себе знаю, как это непросто! У одних «надо» доминирует над «хочется», у других — наоборот. А тем, кто задумывается об этом, хотелось бы гармоничного равновесия… Но без контроля времени, точнее, своей деятельности, его поглощающей, нам не обойтись. Ну что же, может, матрица управления временем нам поможет!

Мне кажется очень важным еще одно высказывание Кови: «Термин “управление временем” на самом деле является неверным, поскольку задача заключается не в том, чтобы управлять временем, а в том, чтобы управлять собой». Раздумывая над многими прошедшими и текущими обстоятельствами своей жизни, я согласилась с этими словами.

К квадрату I Кови относит разные «критические ситуации, неотложные проблемы, проекты с горящим сроком исполнения». По его мнению, когда мы сосредотачиваемся на делах из этого квадрата — «кризисах» или «проблемах», он становится все больше и больше, пока не накроет нас целиком, как огромная волна. Эта волна-проблема накатывает, обрушивает и сбивает с ног. Мы боремся с этой волной, но, едва справившись с нею, попадаем под очередную. Думаю, Кови прав, когда пишет: «Некоторые люди изо дня в день оказываются бомбардируемы проблемами. Единственное облегчение они видят в бегстве к неважным и несрочным делам квадрата IV. Поэтому, если посмотреть их матрицу, девяносто процентов их времени приходится на квадрат I, а большая часть оставшихся десяти процентов — на квадрат IV. Лишь незначительное внимание уделяется квадратам II и III. Вот так живут люди, чьей жизнью управляют кризисные ситуации».

И вот к каким результатам, по мнению Кови, приводит работа в режиме квадрата I: «стресс, самосожжение, управление в условиях кризиса, постоянный пожар и вечный бой».

Знакомо? Похоже на будничную жизнь многих из нас? Думаю, что да! Мне, во всяком случае, то и дело приходится делать в авральном режиме то, что надо было сделать еще вчера, или сегодня, или в крайнем случае к завтрашнему утру… Собственно, мое знакомство с системой флай леди произошло именно поэтому. Тут и прокрастинация, то есть привычка откладывать все на потом, и желание сделать много — гораздо больше, чем я могу себе позволить, и так далее.

Справедливости ради замечу, что на работе часто приходится в авральном режиме квадрата I выполнять то, что требует администрация, а с нее это так же срочно требует вышестоящее ведомство. По своей сути эти дела часто из квадрата IV, по крайней мере III, но по категоричности требований начальства — только I, и никак иначе! Работающие во многих государственных учреждениях прекрасно поймут, что я имею в виду: резко усилившийся административно-бюрократический пресс, требующий все новых и все более усложняющихся форм отчетности. Заполнение этих форм требует иногда полного отключения от своей основной работы, в которой тоже есть свои «дедлайны» — крайние сроки. Таковы реалии нашей российской действительности — жить и работать в режиме чрезвычайной ситуации, причем там, где это часто совершенно не нужно...

Думаю, что именно тут лежат причины подавляющего числа внезапных, казалось бы, инфарктов и инсультов, особенно у совсем еще молодых людей, продуктивно и напряженно работающих. Да и многие другие болезни в своей основе имеют именно это — хронический стресс, постоянное умственное и эмоциональное перенапряжение, усталость, недосыпание, дефицит движения.

Оставив пока без внимания квадрат II, перейдем к следующим. Кови считает: «Есть много людей, которые значительную часть своего времени тратят на срочный, но неважный квадрат III, думая, что пребывают в квадрате I. Большую часть своего времени они тратят на срочное, считая, что это также и важное. Но в действительности срочность этих дел часто основана на приоритетах и ожиданиях других людей». (Именно это я и имела в виду двумя абзацами выше — часто мы делаем то, что нам совершенно не нужно, но начальство требует!) И вот, по его мнению, результаты деятельности в этом квадрате: «концентрация на краткосрочном, управление в условиях кризиса, репутация хамелеона, убежденность в бессмысленности целей и планов, ощущение жертвы, не владеющей собой, слабые или разорванные отношения».

Мне в этом перечне наиболее серьезными кажутся чувство жертвы и убежденность в бессмысленности целей и планов. Уверена, что многим из нас знакомо и то, и другое, особенно на фоне общей ситуации в стране. И от этого тоже никто здоровее не становятся — ни отдельный человек, ни нация в целом.

Образ жизни тех, кто тратит время почти исключительно в квадратах III и IV, можно назвать безответственным, убежден Кови. И вот его результаты: «полная безответственность, увольнение с работы, зависимость в основных вопросах от других лиц или организаций».

По-моему, это очень напоминает определение реактивных людей, о которых, в сравнении с проактивными, мы говорили в «ФиС» № 5, 2011: реактивные люди пассивно, ощущая себя жертвой, не владеющей ситуацией, ждут, когда кто-то другой сделает их жизнь лучше, а проактивные сами ищут возможности и сами же их реализуют.

И вот теперь перейдем к квадрату II, который Кови считает самым важным — основой деятельности проактивных людей. Он пишет: «Эффективные люди держатся подальше от квадратов III и IV, поскольку относящиеся к ним дела, пусть даже и срочные, не являются важными. Кроме того, эффективные люди уменьшают размер квадрата I, проводя больше времени в квадрате II».

По мнению Кови, квадрат II — это основа успешного персонального управления. Сюда входит то, что, не являясь срочным, является важным. Это такие действия, как выстраивание отношений, написание личной миссии, долгосрочное планирование, упражнения, профилактика, подготовка — все те дела, которые мы считаем нужными, но за которые редко заставляем себя взяться, поскольку они несрочные.

Я, например, к своим собственным делам из квадрата II могу отнести чтение, складывая давно приобретенные и до сих пор не прочитанные книги в целые баррикады. Но чтение научной литературы иногда все-таки происходит в режиме квадрата I, а вот с остальной дело обстоит хуже. Сюда же я отношу и занятия иностранными языками. Я убеждена, что современный человек, желающий быть успешным, должен владеть хотя бы двумя-тремя основными языками, раньше это были европейские, а теперь все чаще слышу об активном освоении восточных языков — китайского, японского. В старших классах школы я помышляла о статусе полиглота и потихоньку приобретала все учебники иностранных языков, попадавшиеся на глаза. Потом я поняла, что надо резко сократить эту свою деятельность, сосредоточившись на немецком, который был у меня в школе, и на английском, освоенном самостоятельно. Но в последние годы пришлось ограничиться только английским, ставшим по сути единственным языком научных журналов и международных конференций. Впрочем, в последние годы мои занятия английским языком тоже стали обитать в квадрате I — когда нужно срочно написать тезисы для международной конференции, а потом съездить и сделать доклад на английском.

К квадрату II я, вслед за Кови, отнесла бы и все, что относится к укреплению и сохранению здоровья. Это и физические упражнения, и своевременное, профилактическое посещение врачей, причем тогда, когда еще вроде бы жалоб на здоровье нет. Например, многие узнают, что у них гипертония и изменения в сердце и сосудах, только попав на машине скорой помощи в больницу, понятия не имея, каковы у них показатели давления, уровня сахара и холестерина в крови и так далее. И еще одна знакомая ситуация: визит к стоматологу только при острой боли, а не регулярное посещение для профилактического осмотра. Оба примера — кризисная деятельность квадрата I, которой могло бы не быть, если бы мы большую часть времени работали в режиме квадрата II.

Впрочем, судя по письмам в «ФиС», многие, побывав в больнице или пройдя длительный и дорогой курс лечения, переосмысливают свой образ жизни, постепенно отказываясь от своих дел в квадратах III и IV и стремясь по возможности не допускать возникновения ситуаций из квадрата I.

А если вернуться к системе флай леди, благодаря которой я и узнала о Стивене Кови и его книгах, то и тут распределение дел по квадратам очевидно. Не раз и не два я читала в письмах начинающих флай леди: «Помогите! Не знаю, за что браться! Завтра гости приедут, а у меня такое в доме…» Этот SOS — сигнал того, что флай леди называют «кризисной уборкой», ярчайший пример деятельности в квадрате I. Переходя от одной кризисной ситуации к другой, с работы домой и из дома на работу, многие женщины так устают, что им уже ни до чего — какие там заботы о своем здоровье, уход за внешностью, чтение, походы в театр или на выставку, общение с друзьями — порой даже до более длительных и теплых отношений с собственными детьми или мужем не доходит! По их мнению, все это — из квадрата IV.

Но постепенно, если следовать принципам флай леди, о кризисной уборке перед приходом гостей можно будет забыть. Все дела по дому сосредоточатся в квадрате II в виде запланированных работ в зонах и непродолжительной ежедневной экспресс-уборки в ходе выполнения утренних или вечерних рутин. Усталость пропадет или уменьшится, настроение улучшится, появится время на все те приятные вещи, которые раньше казались совершенно невозможными, и жизнь снова засияет своим радостным многоцветьем.

И вот тут стоит ввести понятие, названное Кови балансом Р — РС, то есть балансом результатов (Р) и ресурсов и средств (РС), затраченных на его достижение. По его мнению, деятельность в квадрате II — это и есть поддержание баланса Р — РС, как в своем личном развитии, так и в межличностных отношениях. Но эта уже тема следующего номера.

Ирина УТКИНА

назад